Come organizzare una conferenza su Zoom

In un mondo ormai sempre più digitalizzato, dove qualsiasi distanza può essere coperta con un singolo clic, urge sempre di più l’esigenza di organizzare conferenze, riunioni e incontri usando apposite piattaforme online, quali Skype, Microsoft Teams, Google Hangouts, GoToMeeting e naturalmente Zoom, che da molti è considerato uno dei migliori software per la gestione di incontri, webinar e videoconferenze, anche in molte lingue diverse.

Questa tendenza non potrà che rafforzarsi negli anni a venire, in quanto permette di risparmiare tempo e, in alcuni casi, denaro, mantenendo comunque diversi aspetti positivi.

Inoltre, in caso di videoconferenze in più lingue, gli interpreti possono lavorare direttamente da casa, risparmiando ad esempio su spese di spostamento e attrezzature tecniche, che corrisponde a volte a un risparmio di migliaia di euro!

In questo articolo vorremmo dunque rispondere ad alcune domande importanti per chi vuole mantenersi al passo coi tempi, iniziare a usare la piattaforma Zoom e sfruttarne tutti i vantaggi. Tali domande sono:
– Come funziona Zoom?
– Quali sono i vantaggi di Zoom?
– Come organizzare una conferenza su Zoom?
– Come funziona l’interpretariato su Zoom?  

Come funziona Zoom

Zoom è una piattaforma per videoconferenze, riunioni e webinar, una soluzione ideale per una comunicazione rapida ed efficace, sia in ambito privato, sia in ambito lavorativo.

Per avviare una conferenza/riunione su Zoom è sufficiente registrarsi sull’apposito sito web (https://zoom.us/) e creare un proprio account. Da quel momento, sarà possibile eseguire videoconferenze e riunioni. Le funzioni e la durata massima delle sessioni dipendono dal piano di abbonamento scelto (ad es. la versione gratuita permette solo videoconferenze di durata limitata e presenta un vincolo su alcune funzioni). Grazie a Zoom e al suo aspetto “video” è possibile simulare una conferenza dal vivo, nella quale sarà possibile vedere i propri interlocutori, presentare slide, interagire e condividere lo schermo del proprio computer.

L’applicazione di base è molto semplice. Grazie a un link di accesso creato dall’host, ovvero da chi programma o organizza la conferenza, è possibile accedere, all’orario stabilito, alla conferenza, attivare e disattivare audio e video a piacimento, e persino registrare l’intera videoconferenza.
Anche uscire dalla riunione è molto semplice, cliccando sul pulsante rosso “Termina” o “Leave meeting”, solitamente in basso a destra (la dicitura può variare in base alle versioni e alla lingua).

Se hai bisogno di assistenza o vuoi chiederci un consiglio, puoi chiamarci al numero 349-5551158 o scrivere a info@lionspeech.com

Quali sono i vantaggi di Zoom

I principali vantaggi di Zoom possono riassumersi nei seguenti punti
1) Semplicità d’uso: per avviare una videoconferenza o una riunione via Zoom, il cosiddetto “host”, ovvero la persona che dà il via alla conferenza, non deve fare altro che creare un appuntamento e generare un link, che sarà poi inviato a tutti i partecipanti. A questi ultimi basterà cliccare su questo link, eventualmente digitando una password sempre fornita dall’host, per accedere direttamente all’incontro dal proprio dispositivo.
2) Multipiattaforma: Zoom non è legato a un sistema operativo o ad una piattaforma specifica. Può dunque essere usato via telefono, su computer Windows o Mac, oppure da browser da qualsivoglia sistema operativo.
3) Possibilità di suddividere i partecipanti: su Zoom è possibile creare le cosiddette “stanze”, all’interno delle quali è possibile suddividere i partecipanti in gruppi di lavoro. Queste stanze possono essere limitate dal punto di vista temporale, ovvero presentare una durata limitata, per poi ritornare tutti insieme nella stanza principale. Nelle versioni più avanzate di Zoom è inoltre possibile ascoltare un solo interlocutore e mettere tutti gli altri in muto o “switchare” da un interlocutore all’altro, funzione molto utile ad esempio per l’interpretariato/traduzione simultanea.

Come organizzare una conferenza su Zoom

L’organizzazione di una videoconferenza o di una riunione su Zoom è abbastanza semplice, anche per i “non addetti ai lavori”.

Sono possibili 2 modalità di accesso:
1) Modalità di accesso come ospite: per accedere come ospite, sarà sufficiente cliccare sul link fornito dall’host, ovvero da colui che organizza la conferenza. In molti casi, sia da telefono mobile che da desktop, sarà richiesto di scaricare il programma Zoom e identificarsi (anche con Facebook o altri social) oppure registrarsi. La procedura è abbastanza intuitiva e basta seguire le istruzioni a video.

NOTA BENE: in alcuni casi specifici, qualora non si voglia scaricare alcuna applicazione, è possibile accedere direttamente dal browser. In questo caso però le funzioni saranno limitate e non sarà possibile sfruttare appieno tutte le potenzialità del programma.

2) Modalità di accesso come host: l’host è il “padrone di casa” ovvero colui che organizza la conferenza o la riunione. Spesso è anche il regista, colui o colei che risolve i problemi tecnici e aiuta gli altri partecipanti a connettersi. L’host deve obbligatoriamente essersi registrato PRIMA di potere dare il via a qualsiasi videoconferenza e sarà la persona incaricata di inviare il link per il collegamento agli altri partecipanti.

Con il piano gratuito di Zoom è possibile tenere webinar e videoconferenze con un numero massimo di 100 partecipanti e di una durata massima di 40 minuti e non si ha la possibilità di registrare il meeting. Con le versioni a pagamento (Pro, Business e Zoom United Pro) non si hanno invece limiti di tempo e il numero massimo di partecipanti dipende dalla versione scelta.

Con qualsiasi versione a pagamento è inoltre possibile registrare l’incontro, il che permette di rivedere la registrazione anche in un momento successivo. Soprattutto in caso di webinar o lezioni online, questo rappresenta un grandissimo vantaggio, spesso non possibile (o più complesso da realizzarsi) durante le conferenze in presenza.

Inoltre, per l’organizzazione di conferenze in più lingue, è possibile utilizzare servizi di interpretariato per corsi, congressi o per incontrare clienti e partner di altri paesi direttamente dal proprio ufficio o da casa e utilizzando interpreti da remoto, con un chiaro risparmio di tempo e costi. 

Occorre dunque considerare tutti questi fattori quando si decide di organizzare una conferenza o una riunione online. Noi di Lionspeech, in collaborazione con professionisti, organizziamo conferenze e call su Zoom con interpreti in tutte le principali lingue del mondo.
Se hai bisogno di assistenza, puoi chiamarci al numero 349-5551158 o scrivere a info@lionspeech.com

Principali funzioni di Zoom

Come precedentemente citato, il programma per videoconferenze e riunioni online Zoom dispone di moltissime funzionalità, legate anche al piano di abbonamento (gratuito o a pagamento) scelto.

Vediamo dunque insieme cosa si può fare con la piattaforma Zoom. Le possibili funzioni, per citare le più importanti, sono le seguenti:

• Attivazione/disattivazione del microfono: il singolo partecipante può attivare o disattivare l’audio, per evitare rumori di fondo e non disturbare le conversazioni. L’host, da parte sua, può decidere di disattivare l’audio dei partecipanti, ad esempio per permettere a un solo oratore di parlare senza interruzioni.
• Attivazione/disattivazione del video: come per l’audio i partecipanti possono attivare o disattivare il relativo video e l’host può decidere di disattivare i video delle persone al momento non interessate, oppure per motivi di velocità della connessione.
• Condivisione dello schermo: è possibile condividere il proprio schermo e le proprie applicazioni con i partecipanti, permettendo dunque un lavoro interattivo, nonché la presentazione del proprio materiale.
• Registrazione della riunione: nelle versioni a pagamento si possono registrare riunioni e incontro, per rivederli anche in un secondo tempo, molto utile ad esempio in corsi di formazione e webinar online.
• Utilizzo di chat con i partecipanti: tutti i partecipanti possono scrivere in tempo reale all’interno di un’apposita chat. È così possibile appuntarsi domande o riflessioni senza interrompere l’oratore.
• Lavagna interattiva: Zoom mette a disposizione anche dei cosiddetti “strumenti collaborativi” per lavori condivisi. Qui è appuntare dati e altre informazioni che vogliamo condividere con gli altri partecipanti. Con la lavagna interattiva (o “whiteboard”) tutti i partecipanti possono evidenziare, disegnare e modificare parti del testo e sfogliare tra le diverse pagine in modo semplice.
• Utilizzo di sfondi personalizzati: Zoom permette di utilizzare sfondi personalizzati, non solo paesaggi o motivi neutri, ma anche loghi aziendali, pubblicità o qualsiasi materiale fotografico
• Possibilità di più canali linguistici: in funzione della versione e dell’upgrade scelto è possibile avere più canali linguistici. Questo significa che i partecipanti possono “sintonizzarsi” solo un determinato canale, ad esempio un interprete, per ascoltare nella propria lingua ciò che viene detto dall’oratore. Cosa chiedere di più per servizi di interpretariato e traduzione simultanea? 

Qual è la migliore piattaforma per videoconferenze?

Non è semplice affermare con certezza quale sia la piattaforma per videoconferenze migliore, anche perché ciascuna piattaforma ha i suoi pro e i suoi contro. Sicuramente l’aumento di soluzioni di smart working e le operazioni in mobilità, tipiche della nostra epoca, hanno dato grande impulso allo sviluppo di funzionalità e opzioni a tale scopo.

Tra le diverse soluzioni proposte dai “giganti” del software ci sono Meet di Google, che punta alla semplicità, a volte a svantaggio delle funzionalità e Team di Microsoft, che cerca di cavalcare il concetto di professionalità.

Sicuramente il grande successo di Zoom e la sua diffusione così rapida sono dovuti al fatto che il programma riesce a unire semplicità e professionalità in una sola piattaforma, con numerosi strumenti e funzionalità a disposizione, personalizzabili in base ai diversi piani a pagamento disponibili.

Uno dei fattori determinanti è stato appunto la semplicità. Nella società attuale le nozioni da imparare, le modifiche ai processi e gli sviluppi tecnologici sono all’ordine del giorno e, pertanto, la semplicità d’uso è diventata un must sia nel mondo digitale, sia nel mondo reale!

Pertanto Zoom può essere considerata una delle piattaforme migliori dal punto di vista della semplicità d’uso e della gamma di funzioni disponibili, anche perché permette anche di essere utilizzata gratuitamente da tutti, anche se con alcune limitazioni, come precedentemente citato.

Se hai bisogno di supporto, puoi chiamarci al numero 349-5551158 o scrivere a info@lionspeech.com

Interpretariato e conferenze online

Se le traduzioni già da molti anni sono eseguite spesso via e-mail e quindi è stato possibile “digitalizzare” i documenti cartacei, il mondo dell’interpretariato è stato caratterizzato fino a pochissimi anni fa da un contatto diretto tra oratori e interpreti.
Sono dunque spesso necessarie cabine, spostamenti e tutto il materiale necessario per lo svolgimento dell’attività al meglio, oltre che l’organizzazione di sale, la prenotazione di alberghi e tutto quello che ne deriva.

Nell’ultimo periodo, la situazione contingente e la pressione dei costi ha visto una richiesta sempre maggiore del cosiddetto “interpretariato online” o “interpretariato da remoto”. Anche se non paragonabile all’interpretariato con dovuta strumentazione e dal vivo, questo tipo di interpretariato si sta giorno dopo giorno affiancando all’interpretariato tradizionale. I principali vantaggi dell’interpretariato da remoto sono i seguenti:
– Possibilità dell’interprete di lavorare da casa, con minori costi di spostamento ed eventuale alloggio
– Non sono necessarie costose attrezzature e installazioni
– Non è necessaria la prenotazione di sale in via preventiva, con problemi relativi ad esempio al numero di partecipanti e posti a sedere

Questi tre vantaggi hanno portato all’utilizzo di piattaforme online per l’interpretariato, una delle quali è appunto Zoom.
Ma come funziona Zoom in questo caso?

Zoom ha implementato diverse funzioni di accessibilità per videoconferenze e meeting online, come ad esempio “multi-pin” e “multi-spotlight”, funzionalità concepite affinché le persone possano interagire in modo più simile a quello del contatto diretto. Queste soluzioni mettono normalmente in evidenza il riquadro video della persona che parla, ovvero il relatore. Poiché tale relatore può cambiare più volte durante la videoconferenza, può diventare complesso seguire i meeting con un interprete, a causa della confusione generata dal cambio continuo di video e di ordine.

La funzione di “multi-pinning” permette di tenere in primo piano più video. Con questa funzionalità, dal punto di vista dell’utente, oratore e interprete rimangono nella stessa posizione a prescindere da chi stia parlando in quel momento e risulta dunque più semplice comprendere e ascoltare i contenuti desiderati.

Il “multi-spotlight” si comporta in modo molto simile al “multi-pinning”, ma i video “evidenziati” sono mostrati a tutti coloro che partecipano al meeting. Questa funzione può ad esempio essere molto utile in congressi con un grande numero di partecipanti, dove potrebbe essere utile che oratori e interpreti rimanessero in evidenza per tutti i partecipanti.

Inoltre Zoom permette di passare da una lingua all’altra o di ascoltare un unico interlocutore (ad esempio l’interprete che parla la tua lingua), selezionando la “bandierina”, ovvero la lingua, richiesta. Diventa dunque abbastanza semplice e chiaro riuscire a focalizzarsi sull’interprete e comprendere dunque la videoconferenza per tutti. Anche l’interprete può a sua volta ascoltare solo l’oratore che gli interessa, senza disturbi, in modo da svolgere al meglio il lavoro anche da remoto!

Per il processo di accesso e utilizzo di Zoom rimane lo stesso: l’host genera in link e lo invia a tutti i partecipanti, interpreti inclusi, e sarà assegnato a ciascuno il relativo oratore (nel caso dell’interprete) o interprete (nel caso del partecipante che desidera ascoltare nella propria lingua). Si ha dunque una grandissima flessibilità e, con una buona organizzazione iniziale, è possibile creare quasi qualsiasi tipo di configurazione, affinché il tuo evento possa riuscire nel modo migliore possibile.

Se hai bisogno di assistenza e desideri organizzare una conferenza su Zoom, puoi chiamarci al numero 349-5551158 o scrivere a info@lionspeech.com

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